AIBM-IAML Outreach

 

¿Qué es outreach?

AIBM-IAML tiene una considerable historia de miembros ayudando a colegas que están en circunstancias menos favorables. Outreach puede ser descrito como un proyecto que facilita ayuda a bibliotecas y archivos musicales en países desfavorecidos económicamente así como, en circunstancias particulares, a individuos. La ayuda puede ser de varias formas:

  • Donando materiales bibliotecarios a instituciones con una necesidad particular o a bibliotecas que hayan sido afectadas por desastres.
  • Suministrando ayuda financiera para posibilitar la asistencia de bibliotecarios musicales a las conferencias internacionales de AIBM-IAML.
  • Aconsejando, o proporcionando fuentes de recomendaciones acerca de asuntos profesionales, de catalogación, clasificación, o estableciendo nuevos servicios, por ejemplo.

La ayuda es a menudo proporcionada por bibliotecarios de manera individual, pero las actividades oficiales de IAML se relacionan con las dos primeras categorías. Están descritas más abajo, con guías para solicitudes.

 

Donación de materiales librarios

En bastantes países, las bibliotecas disponen de un presupuesto muy bajo para la compra de materiales, existiendo una gran necesidad en música impresa, registros sonoros y libros de literatura musical. El fondo IAML fue reservado inicialmente en 1993 para ayudar con los costos de envío en los casos de envíos de una Rama o miembros individuales de donaciones de materiales a una institución en otro país.

Guías para solicitantes que deseen materiales donados

  1. Las Ramas nacionales de IAML o miembros individuales pueden recurrir al fondo de ayuda a envío si su propia institución no puede hacerse cargo de los costos implicados. Nótese por favor que el fondo no puede ser utilizado para comprar materiales.
  2. Envíese el formulario de ayuda al Tesorero de la IAML, facilitando la siguiente información:
    • la biblioteca que recibirá el material donado;
    • cantidad y tipo de material implicado;
    • costos de envío estimados;
    • estimación de costes de aduana que el receptor deba asumir;
    • detalles de cualquier otra ayuda que se prevea para el envío.
  3. Los formularios serán estudiados por el Tesorero de IAML y un miembro electo de la Directiva de IAML, y a los solicitantes le será notificada la decisión tan pronto como sea posible.
  4. Nótese que solamente serán consideradas las peticiones para el transporte de materiales musicales donados a bibliotecas musicales auténticamente en países en situación económica desventajosa. Incluirían países cuyas bibliotecas hayan sido afectadas por desastres.
  5. Una vez que la solicitud haya sido aprobada, envíe por favor al Tesorero de la IAML los recibos oficiales de todos los gastos habidos en envíos y aduanas, para que sea reembolsado según lo aprobado.
  6. IAML se reserva el derecho de rechazar solicitudes que estén fuera de los criterios arriba indicados.

 

Ayuda para la asistencia a las conferencias de IAML

El fondo fue puesto en marcha en 1998 con el objetivo de ayudar a bibliotecarios musicales de países en desventaja económica para asistir a las conferencias anuales de IAML conferences. La asistencia a dichas conferencias proporciona un sustento vital a quienes intentan mantener servicios bajo circunstacias difíciles. A su vez, dichos colegas proporcionan una importante contribución a las conferencias, especialmente cuando les permite hablar de sus servicios. La cantidad disponible para las conferencias varía de un año a otro. El Tesorero confirma la cantidad total disponible para cada conferencia y dicha cantidad es administrada por el comité organizador de la conferencia en curso. Se disponde de fondos adicionales procedendes de donaciones específicamente efectuadas por otros delegados con este fin. Las guías para los comités organizadores serán facilitadas por la Secretaría General.

Guías para solicitantes de ayudas a la asistencia de conferencias

  1. Las solicitudes para el fondo pueden ser realizadas por bibliotecarios de países en desventaja económica cuyas instituciones no pueden financiarles o que hayan intentado sin éxito lograr ayudas en otros lugares. Debe contactar una de las siguientes instancias:
    • La Rama national organizadora de la conferencia.
    • Si va a hablar en la Conferencia, contacte al Presidente de la rama profesional, grupo, comisión o comité correspondiente.
    • Un miembro de la Directiva de IAML.
  2. Los organizadores de la conferencia enviarán copias del programa preliminar a los solicitantes, proporcionando unos límites probables para las solicitudes de manera que permita tiempo para la discusión y la asignación. Idealmente, las solicitudes debieran ser recibidas por el comité organizador 4 meses antes del primer día de la conferencia. Los formularios de solicitud pueden ser obtenidos igualmente a través de los miembros del Outreach Committee.
  3. Debería intentar obtener al menos alguna ayuda en su propio país, por ejemplo de embajadas o de organizaciones culturales. Incluya por favor la siguiente información en su solicitud:
    • ¿Ha recurrido a ayudas de otras organizaciones en su propio país?
    • ¿Ha tenido éxito?
    • En caso positivo, qué elementos de los costes quedarán cubiertos? (viaje, acomodación, inscripción a la conferencia, dietas).
  4. En función de la suma total disponible, se le podrá ofrecer ayuda total o parcial. Se le hará una oferta lo antes posible, indicándole una fecha límite para su aceptación. Habrá flexibilidad en el caso de dificultades a la hora de obtener parte de las ayudas de los fondos o con los visados; en dichos casos es muy importante estar en contacto con los organizadores.
  5. Si ha sido beneficiado con una ayuda de IAML support, podría publicar un informe de la conferencia en una revista relevante en su propio país.

 

¿Cómo puede ayudar?

Dinero

La necesidad de ayuda para outreach es siempre mucho mayor que el dinero disponible. Siempre son bienvenidas las donaciones, que pueden ser realizadas de diversas maneras:

  • El formulario de inscripción de las conferencias incluye siempre un espacio para donaciones. Son específicamente utilizadas para ayudar la asistencia a esa conferencia en particular y puede establecer una diferencia real en el número de personas que pueden ser ayudadas. El nombre de los donantes aparece reflejado en el programa de la conferencia.
  • Son bien recibidas otras contribuciones en cualquier momento del año - quizás en memoria de un amigo o colega.
  • Nadie quiere pensar en estas cosas, pero puede desear dejar algo en su testamento para financiar el trabajo outreach.

Las donaciones al fondo general de outreach deben ser enviadas al Tesorero. Los cheques deben ser pagables a IAML.

Materiales

Muchas bibliotecas a lo ancho del mundo tienen muy pocos o ningún recurso para comprar materiales. A menudo el personal es entusiasta e ingenioso en la provisión de servicios, pero la colección es antigua y caduca. La ayuda puede venir de diferentes fuentes:

  • Retirando stock de la biblioteca. Música impresa, libros sobre música y CDs son siempre solicitados, especialmente si están en buenas condiciones. Una lista de lo que está a disposición puede ayudar al Outreach Committee a sugerir un destino para el material. Por lo demás, proporcione por favor una idea del tipo y cantidad de items disponible a los miembros del Committee.
  • Restos o nuevos documentos donados. Si su biblioteca recibe colecciones de organizaciones y no necesita todos los documentos, considere la donación del resto a una biblioteca necesitada de ayuda.
  • Legados. Puede ser abordado por miembros de la biblioteca que quieran ofrecer música o libros para una buena causa - quizás una colección de enciclopedias o una edición completa. Sugiérales que pueden provocar un cambio cualitativo en una biblioteca realizando una donación específica.

Para ayuda en seleccionar embalajes apropiados, o si sabe de alguna biblioteca que esté necesitada de ayuda, contacte un miembro del Outreach Committee.

Peritaje

Muchos colegas que intentan desarrollar sus servicios están necesitados a menudo de consejo, por ejemplo en catalogación, adquisición, o planificación bibliotecaria. Si es especialista en alguna materia y puede ayudar a colegas en otros países, contacte por favor con un miembro del Outreach Committee. No olvide que las ayudas y consejos son procesos con dos direcciones: bibliotecarios en países normalmente receptores de ayudas pueden a menudo contribuir con información y peritaje que es difícil de conseguir en otros países.

 

Comité IAML Outreach

Este comité está formado por miembros que, entre ellos, pueden comunicar en varios idiomas. Contacte por favor a cualquiera de las siguientes personas si necesita más información:

  • Jon Bagüés (Spanish, French, English)
    C/ Alfonso XI, 2, 20100 Errenteria, Spain

  • Carolyn Dow (English, Russian)
    Polley Music Library, Lincoln City Libraries, 136 S. 14 St.,
    Lincoln, NE 68508 USA

  • Darwin F. Scott
    Arthur Mendel Music Library
    Princeton University, Princeton, NJ 08544-1007 USA

  • Radmila Milinković
    Faculty of Music Beograd, Serbia

  • Martie Severt (Dutch, English, French, German)
    Nederlandse Vereniging van Muziekbibliotheken, Amsterdam, Netherlands

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